對許多公司而言，優化應付賬款(AP) 流程是- -件困難且令人沮喪的事情。雖然公司已花費了大量精力對其進行流程再造，也使用了如ERP、OCR、 EDI等文件管理和電子發票技術，但結果都差強人意，實屬治標不治本。因此很多企業會把應付賬款業務進行外包，通過勞動力套利方式來降低成本。
絕大多數商業發票(至少在美國如此)都是以紙質文件、傳真或PDF格式電子郵件附件來傳遞的，而且各個供應商的商業發票格式都大不相同，這對人工處理造成了很大困難。采購是否來自已核準的供應商?采購訂單(PO)是否和ERP系統相匹配?這都是應付賬款管理團隊需要考慮的問題。
在應付賬款處理流程中，需手工將各種規格的發票進行轉錄，以符合公司的標準格式。這種重復性工作既慢又容易出錯。而許多起初看起來簡單明了的應付賬款活動，執行起來確實復雜且低效。對這一流程的優化，將能夠直接轉化為財務和企業優勢。
處理應付賬款時，還需對資料進行審核。比如: "PO是否有對應的提貨單?”"發 票金額是否與PO一致?"。此.外，在審批的過程中還要檢查"授權支付所需的文件是否已經備妥?”
實現應付賬款自動化，需要排除一個財務障礙， 并采取三個技術步驟。財務障礙是投資回報率(ROI) 。應付賬款工作只是一個很小的領域，在此進行大規模的軟件投資需要充足的理由。 技術步驟包括:
軟件機器人必須替代應付賬款管理人員的人工操作
必須對流程中出現的非結構化數據進行結構化處理
必須在員工、供應商和主要提供報告、分析及決策支持的第三方之間建立一個高度自動化的結構化數據流
采取上述三個步驟之后，應付賬款工作(相當于"收據到ERP”業務流程外包合同中通常包含的內容)就實現了自動化,其自動化活動的結果和數據會與公司ERP系統進行無縫集成。此外,新功能，比如通過移動設備進行付款審核和授權,也都將成為可能。這三個步驟還幫助那些在"采購到付款(P2P) “流程中大量使用人工作業的企業進行更深層次的自動化，進而幫助他們降低成本、提高績效，在輕松實現合規管理的同時還能實時了解應付賬款的狀態。
絕大多數商業發票(至少在美國如此)都是以紙質文件、傳真或PDF格式電子郵件附件來傳遞的，而且各個供應商的商業發票格式都大不相同，這對人工處理造成了很大困難。采購是否來自已核準的供應商?采購訂單(PO)是否和ERP系統相匹配?這都是應付賬款管理團隊需要考慮的問題。
在應付賬款處理流程中，需手工將各種規格的發票進行轉錄，以符合公司的標準格式。這種重復性工作既慢又容易出錯。而許多起初看起來簡單明了的應付賬款活動，執行起來確實復雜且低效。對這一流程的優化，將能夠直接轉化為財務和企業優勢。
應付賬款流程方案簡化了審批活動，許多審批流程都可在基于規則的前提下自動完成，有效減少人工參與。受路徑，匹配和流轉行為影響，當數據不符合自動化工作流標準時，就會觸發異常機制。RPA通過遵循事先設定的重新分發規則，盡可能減少異常情況的發生。這些規則旨在發現異常并將其升級分發給具有適當技能的員工。此外，該解決方案還使用實時監測來標記異常點，用于規則核查和欺詐監測。
RPA在應付賬款自動化解決方案中內嵌了合規和治理控制機制，如角色授權和職責劃分等。此外，記錄全部自動化活動的歸檔日志文件，還將顯著降低審計成本、提高審計效率。
RPA應付賬款解決方案具有超高靈活性和適應性。在不影響性能和準確性的前提下，可輕松滿足由業務增長、收購、重組帶來的業務量變化。實時性能監測和記錄歸檔，有助于推動對新的分析與預測能力的需求。